Утренний кофе // Как лучше организовать рабочее пространство

Вашему вниманию предлагаем советы по организации своего личного рабочего пространства.

Начинаем с рабочего стола.

Шаг первый — радикальный. Организовать рабочее место намного проще с нуля. Уберите все предметы с рабочей поверхности и освободите ящики. Устранив беспорядок, вам будет намного проще представить, как лучше организовать рабочее пространство. Вы потратите гораздо больше времени, если будете перебирать все находящиеся на рабочем месте предметы по одному.

Шаг второй — гигиенический. Вытрите пыль, если она есть, и при необходимости протрите поверхности универсальным средством. Обработайте столешницу и ящики. После уборки ваш стол будет выглядеть как новенький.

Шаг третий — хладнокровный. Пересмотрите убранные со стола предметы и решительно выбросьте то, что не имеет отношения к работе. Это касается всего: и рабочих бумаг, и канцелярских принадлежностей, и любых других вещей. Люди часто привязываются к неиспользуемым вещам, потом же с удивлением обнаруживают, что именно они занимали большую часть рабочего пространства.

Шаг четвертый — по фен-шуй. Заново расставляя только нужные вещи на столе, не располагайте их на старых местах. Перестановка вещей — маленькая хитрость, которая лишает ежедневную работу монотонности и разбавляет привычный глазу вид.

Под рукой лучше держать самые нужные вещи, с которыми работаете в течение дня: папки со срочными документами, блокнот, ручку, карандаш. Все остальное желательно рассортировать по степени необходимости — чем «необходимее», тем ближе к себе. Канцелярские принадлежности лучше не хранить всё время на столе, а доставать по мере необходимости — так пространства будет больше, а пыли — меньше.

Кстати, превращать свой стол в рабочее место робота или аскета вовсе не обязательно, милые безделушки (при условии, что их будет 2-3) вполне могут настроить на рабочий лад. Это может быть фотография с отпуска, небольшой сувенир из другой страны, интересная подставка под телефон.

И еще один важный совет для тех, кто работает вне офиса: рабочее место — именно рабочее. Старайтесь за ним не есть и не играть, например, в компьютерные игры. В крайнем случае перенесите рабочий ноутбук в другой угол комнаты или на кухню.

С рабочим столом разобрались, пришло время компьютера. Он также в большинстве случаев является частью рабочего процесса, поэтому порядок в нем необходим.

Шаг пятый — электронный. Иногда файлы в компьютере находятся в таком беспорядке, что приниматься за систематизацию страшно, однако лучше на это выделить несколько часов, чтобы потом сэкономить гораздо больше, не тратя время на лихорадочные поиски. Принцип тот же, что и с настольными принадлежностями: чем нужнее, тем ближе. Старые же файлы можно вообще заархивировать.

Если вам часто приходится работать с разными версиями одного и того же документа, полезно продумать систему названий. Проще всего в название каждой новой версии добавлять дату и при необходимости время — так будет легко понять, когда были внесены последние изменения, и сравнить версии.

Копии наиболее ценных документов стоит хранить, например, в облачном сервисе — на всякий случай. Если же таковые попали к вам в бумажном виде, — лучше их отсканировать.

Генеральную уборку рабочего места стоит проводить раз в несколько месяцев, но за чистотой стола лучше следить регулярно. Можно уделять этому 10 минут в конце каждого рабочего дня или час в пятницу — так поддерживать порядок будет легче. В будущем же это позволит сэкономить не только время, но и нервы.

При этом если ваш порядок выглядит для кого-то как беспорядок, — не расстраивайтесь, главное, чтобы вы в нем ориентировались и вам было комфортно и продуктивно справляться с рабочими задачами.

AgroPortal.ua по материалам Международного кадрового портала hh.ua