Кернел до 2020 г. уберет с бумаги 90% документов

Об этом идет речь в материале Delo.ua.

Разработку технологической платформы взяли на себя специалисты Soft Xpansion Ukraine, возможность использования КЭП (ранее использовался термин ЭЦП) и поддержку криптографии обеспечивала компания «Документ. Онлайн». Одно из важных достижений проекта — поддержка государственных структур, в частности подразделения Минюста, госпредприятия «Національні інформаційні системи», у которого есть аккредитованный центр сертификации электронных ключей.

«Мы были первооткрывателями в этом вопросе. Для того, чтобы получить все преимущества использования КЭП, нам пришлось взять инициативу в свои руки и разработать удобную для пользователя схему генерирования и хранения электронных ключей наших коллег из разных направлений, которые подписывают документы. С этой целью мы заключили договор с Министерством юстиции», — уточнил директор по IT «Кернел» Андрей Пеший.

По его словам, на получение персональной КЭП сотрудник тратит не более минуты, а возможность утверждать документы даже со смартфона сэкономила сотни минут рабочего времени.

На сегодня из 15 тыс. сотрудников компании около 2000 имеют КЭП, на долю руководителей юридических лиц приходится 1%. На данный момент ЭДО покрывает внутригрупповую деятельность 52% элеваторов компании, 21% агропредприятий и 48% заводов.

«Показательным в плане эффективности нововведения стал масштабный внутренний проект. После покупки 100% акций железнодорожного оператора «РТК-Украина» возникла необходимость в подписании актов ввода вагонов в эксплуатацию, а это 3 тыс. экземпляров и 12 тыс. подписей. На бумаге процесс занял бы три месяца, если не больше. По факту же оформление документов длилось около недели! Благодаря системе ЭДО колоссальнейшая работа была проделана быстро, качественно, без каких-либо ограничений в виде привязанности к рабочему месту, и самое главное — с экономией материальных, временных и трудовых ресурсов», — говорит главный бухгалтер «Кернел» Ольга Одарюк.

По ее словам, в перспективе «Кернел» планирует перевести на ЭДО все внутригрупповые операции и внутренние документы — оформление путевых листов на легковой транспорт и служебных командировок. «Для этого специально проведены доработки нашей учетной системы с целью идентификации таких операций и контрагентов, работающих по ЭДО», — уточняет Ольга Одарюк.

При этом руководитель отдела бухгалтерского учета Дивизиона производственных активов «Кернел» Виктория Аболмасова уточняет, что ЭДО уже на первых этапах помог снизить затраты бухгалтерии на сбор первичных документов и сконцентрироваться на их основной работе по учету, а сотрудникам — на выполнении их основных обязанностей. «Главная цель — сократить время закрытия периода — была достигнута. Сейчас мы работаем над уменьшением этого времени в два раза», — констатировала она.

В декабре 2018 года «Кернел» предложил партнерам-экспедиторам перейти на электронную систему, гарантировав им более быструю оплату счетов путем экономии времени на подписание. Вместо 3-5 дней с момента передачи актов транспортные компании получали оплату день в день или на следующий день. Из 20 партнеров, которым предложили переход, к концу первого пилотного месяца 50% присоединились к программе. Сейчас около 15% экспедиторов-партнеров «Кернел» работают с ЭДО и их количество растет.

Следующими на ЭДО начали переходить агропроизводители. Первые онлайн-договора были подписаны с партнерами, у которых «Кернел» покупает зерно и семечки подсолнечника. На портале компании Open Agribusiness был открыт «Кабинет партнера» — специальный ресурс, на котором агропроизводителям предлагают цифровые сервисы, улучшающие работу. Первым таким улучшением стал ЭДО. Уже через неделю после запуска «Кабинета партнера» более 30 контрагентов присоединились к электронной системе ведение документации и подписали более 40 электронных договоров. Только представьте — время подписания документов с внешними партнерами сократилось от недели до 30-40 минут.

«Интеграция ЭДО выгодна и по времени, и по затратам ресурсов на бумагу. К примеру, подписание одного электронного документа нам обходится в 1 грн. Это стоимость файла с неограниченным количеством подписей и страниц. Для сравнения — средняя стоимость одного бумажного листа с пересылкой в две стороны составляет 6-8 грн, — комментирует руководитель IT-проектов направления организационного развития и HR Мария Ботвинкина. — В течение следующих года-полтора мы планируем перевести в ЭДО до 85-90% существующих на бумаге документов, что станет одним из важнейших шагов в стратегии по диджитализации бизнеса».

Единственный документ, который пока вызывает вопросы при переходе на электронную систему и при этом является одним из самых массовых, — товарно-транспортная накладная. Проблема в том, что один из его подписантов, — водитель. Как выдать всем водителям Украины КЭП, как обеспечить им возможность подписания в дороге, без интернета и мобильной связи? Вопросы на ближайшее будущее для «Кернел».