Неочікувано перед бізнесом постали зовсім нові виклики, до яких ніхто не був готовий. І сьогодні забезпечити працівників антисептичними засобами, масками та подбати про безпеку персоналу — це мінімальні завдання, адже більшість власників опинилися перед складним випробуванням — зберегти свій бізнес, пережити важкі часи з найменшими втратами та втримати команди.

Кожна компанія до періоду, який принесла пандемія коронавірусу, пристосовується по-різному, але однаковим майже для всіх стало відеозвернення власника чи генерального директора компанії до співробітників, клієнтів і партнерів про те, що перед бізнесом у всьому світі постали серйозні виклики стосовно пандемії коронавірусу, з повідомленням, як компанія працюватиме далі, адже графіки роботи змінено майже у всіх.

Як далі працювати і втриматися — розповіли під час онлайн-семінару «Бізнес в стилі Online», організованого асоціацією «Український клуб аграрного бізнесу» спільно з UCABevent, голова Ради директорів Аудиторської фірми «Аксьонова та партнери», ексзаступник міністра фінансів України Олена Макеєва та заступник генерального директора компанії ІМК з проєктного управління Андрій Загорулько.

За основу взяті рекомендації Організації економічного співробітництва та розвитку (OECD) для бізнесу щодо забезпечення безперервної діяльності та управління бізнесом у нинішній ситуації, які були оприлюднені 16 березня 2020 року.

Голова Ради директорів Аудиторської фірми «Аксьонова та партнери», ексзаступник міністра фінансів України Олена Макеєва
Голова Ради директорів Аудиторської фірми «Аксьонова та партнери», ексзаступник міністра фінансів України Олена Макеєва

Встановіть механізми управління

Олена Макеєва: При переході на роботу в оnline в компанії потрібно вибудувати надійні та зрозумілі управлінські процеси прийняття рішень, включаючи механізми швидкого реагування і чіткого делегування. Дуже важливо розуміти, хто за який процес відповідає і як делегуються повноваження в разі хвороби.

Андрій Загорулько: Коли ми говоримо про управління, то це 4 етапи — планування, виконання, контроль і аналіз. Під час кризи це «колесо» має крутитися набагато швидше, ніж у звичайний час. Кожен керівник має допомогти самоорганізуватися своїм підлеглим. Не варто забувати про підвищення корпоративної культури та рівня підтримки один одного. Компанія з високою корпоративною культурою легше впорається з цими викликами.

Практика: Компанія ІМК підійшла максимально підготовленою до кризи, адже ще 5 років тому було запущено перше оновлення усіх бізнес-процесів. У 2017 році компанія перебудувала всю ІТ-інфраструктуру. З того часу запустилося дуже багато проєктів автоматизації. Є комунікація та контроль з усіх процесів, у тому числі й виробничих. Це все було налагоджено раніше, тож останнього тижня великого стресу не відчувається.

Забудьте про існуючий сценарій

Олена Макеєва: Більшість компаній має затверджений бюджет на 2020 рік, побудований за певним сценарієм. Сьогодні і бюджет, і стратегія будь-якої компанії абсолютно нерелевантні в нинішніх умовах. Про бюджет і сценарії розвитку компанії в 2020 році, розроблені в кінці 2019 року, потрібно забути. Сьогодні важливо приділити час розробці різних сценаріїв для бізнесу з урахуванням поточних обставин і можливих варіантів їх розвитку. Завдання менеджменту компанії — розробити мінімум три сценарії: оптимістичний, середній і найгірший.

Андрій Загорулько: В кризових ситуаціях є відповідні загрози і є можливості для того, щоб покращити або розвинути бізнес. Але будь-яка криза для працівників — це стрес, оскільки ламається звична для всіх модель, і розпочинати все потрібно з адаптації. Для того щоб зі стресу перейти в систему, потрібно структурувати свою діяльність. 

Заступник генерального директора компанії ІМК з проєктного управління Андрій Загорулько
Заступник генерального директора компанії ІМК з проєктного управління Андрій Загорулько

Визначте критично важливі речі

Олена Макеєва: Всі процеси, а також статті витрат компанії слід ранжувати на: «критично важливо», «бажано мати» і «слід відкласти». Мова йде не тільки про гроші, а й про плани на майбутнє — розвиток нових напрямків, R&D, капітальні ремонти, покупка основних засобів, розвиток персоналу та інше. До всіх процесів без винятку потрібно застосувати цей підхід.

Андрій Загорулько: Важливо розставити пріоритети, відкинути те, що неважливо, зосередити свою увагу на найбільш значущих речах на даний момент.

Практика: Аудиторська фірма «Аксьонова та партнери» веде багато проєктів, і якщо раніше ми були більш гнучкими в управлінні проєктами, то зараз дотримання дедлайнів жорстко контролюється. Проєкти виконуються максимально оперативно і в найвищій якості. Оперативність і висока якість — сьогодні ключові фактори в консалтингу.

Розуміння критичних вразливостей

Олена Макеєва: У бізнесі в спокійні часи компанії не приділяють достатньої уваги управлінню ризиками. Сьогодні, в період пандемії, потрібно звернути на це особливу увагу. Важливо оцінити ступінь критичності кожного ризику на бізнес і знати, як цими ризиками управляти. Наприклад, забезпечення безперебійної роботи IТ-систем, якщо ви працюєте online. Які будуть ваші дії, якщо ваш сайт і сервер перестануть функціонувати. Як це вплине на ваш бізнес і які будуть ваші кроки.

Визначити ключових співробітників

Олена Макеєва: Розробляючи різні сценарії для бізнесу в нових обставинах, не варто забувати і про кадрову політику. Важливо визначити ключових співробітників, яких слід максимально утримувати, а також тих, від роботи яких доведеться відмовитися. На жаль, треба бути готовим до найгіршого сценарію, коли доведеться звільняти людей.

Андрій Загорулько: Необхідно переглянути структуру компанії, визначити, який персонал потрібен, які співробітники ключові, переглянути ролі та відповідальність. Після цього потрібно переглянути бізнес-процеси компанії й уже потім автоматизувати їх. У цій ситуації можна згадати вислів Білла Гейтса: «Якщо ми автоматизуємо неоптимізовані речі, ми отримаємо автоматизований безлад».

Практика: У «Аксьонова та партнери» ми вже ввели певні заходи щодо оптимізації роботи, деякі співробітники перебувають у вимушеній оплачуваній відпустці. Сценарій звільнення людей сьогодні не розглядається.

Побудувати віддалену роботу

Олена Макеєва: Напевно, не всю роботу можна перенести у віддалений режим. Однак частина персоналу все ж може працювати з дому. І перед менеджментом сьогодні стоїть завдання — забезпечити оnline-роботу співробітників, навчитися контролювати і підтримувати людей у віддаленому режимі. Звичайно ж, в аграрному бізнесі повністю перейти в оnline неможливо, особливо в період посівної.

Андрій Загорулько: Сьогодні як працівники, так і компанії мають і переваги від віддаленої роботи, і проблеми. Серед переваг — економія часу та економія на офісних витратах, а також наявність вільного часу для проведення з родиною або ж вивчення іноземної мови. А серед проблем роботи вдома — компанія може втратити контроль, і в цьому разі знижується комунікація, результативність команди.

Працюючи віддалено, головне — правильно структурувати свій час для ефективної роботи та чітко визначити робоче місце. Для цього потрібно виділити в своєму режимі блоки часу: на роботу, на комунікацію з людьми, час для родини і для себе.

Практика: У «Аксьонова та партнери» змінений графік роботи, ми перейшли на 95% в online, команда працює дистанційно. В даний час в офісі працює позмінно тільки бухгалтерія для наших клієнтів. Ми були підготовлені до цього. Ми всі працюємо через сервер, з метою забезпечення безпеки та конфіденційності, інформація на ноутбуках не зберігається. Підтримка наших ІТ-систем виведена на аутсорсинг професіоналам. А така опція, як залишитися попрацювати вдома, була у всіх членів нашої команди ще задовго до пандемії.

В ІМК відзначають, що моніторинг хворих у компанії ведеться з першого дня виходу на віддалений режим роботи. Робота агрономічної служби завдяки програмному забезпеченню «Мобільний агроном», де відбувається онлайн-звітування кожного агронома щодо виконаної роботи, вже була налаштована. Щоправда, виробничий підрозділ, на відміну від офісного, неможливо дистанціювати, особливо в період початку весняної посівної, єдине що можливо — виконувати всі рекомендації щодо профілактики. Але у полі менше ризику заразитися вірусом, ніж в офісі. Посівна почнеться за планом.

Налаштувати правильну комунікацію

Олена Макеєва: Важливо побудувати комунікацію 24/7 зі своїми співробітниками, клієнтами та партнерами. Відсутність чіткої комунікації сіє паніку у людей. Важливо розробити комунікаційну політику, визначити, з ким слід комунікувати, коли і по яких каналах. Ви повинні своєчасно інформувати клієнтів і співробітників про зміни в процесах.

Андрій Загорулько: Важливо переглянути цілі й задачі кожного члена команди, переглянути ролі та розробити план комунікацій. Це дуже важливий момент — як із ким комунікувати. Комунікації мають бути максимально регулярними — проводити наради, підсумки тижня. Коли люди працюють дистанційно, вони мають відчувати приналежність до команди.

Практика: В ІМК всі процеси автоматизовані, вся комунікація — постановка задач і обговорення — відбувається оnline завдяки програмному забезпеченню, а також автоматизовано контроль за виконанням. Більшість агрохолдингів мають аналогічне програмне забезпечення, яке дозволяє дистанційно керувати всіма процесами. Агрокомпанії набагато раніше мали потребу автоматизовуватися, адже в структурі, як правило, мають центральні офіси і регіональні підприємства, якими потрібно керувати. Тому питанням дистанційного управління задавалися давно.

Максимальна автоматизація і зосередження на IT-технологіях

Андрій Загорулько: Досвід IT-галузі зараз стане в нагоді й аграрному бізнесу, тобто створювати крос-функціональні команди під конкретні задачі, переглядати ролі, відповідальність, а вже потім дивитися на всі бізнес-процеси. Не оптимізовувати відразу все, а розбити на декілька етапів — ранжувати, вибрати найбільш проблемні, переглянути та оптимізувати.

Не зупиняти навчання

Олена Макеєва: За допомогою інноваційних технологій ви можете продовжувати навчання персоналу своїми власними силами всередині компанії, проводити оnline-вебінари. Також сьогодні провідні університети світу відкрили безкоштовний доступ до online-курсів.

Практика: У «Аксьонова та партнери» ми багато років проводимо навчання в форматі peer-to-peer learning, коли один співробітник навчає інших. Ми не плануємо скорочувати обов'язкове навчання для аудиторів. І будемо максимально користуватися безкоштовно доступними ресурсами для інших співробітників.

Джерело фото: «Аксьонова та партнери»
Джерело фото: «Аксьонова та партнери»

Розробка нових сервісів і послуг у складний період

Олена Макеєва: Після закінчення періоду пандемії та карантину в країні відбудуться зміни на ринку послуг, тому цей час потрібно використовувати для створення нових послуг, продуктів і сервісів. І я вірю, ми їх обов'язково знайдемо.

Пандемія COVID-19, карантинні заходи, світова криза впливатимуть на бізнес і співробітників компаній в усьому світі. В цей час підтримка, спілкування, турбота та зв'язок — це ті речі, які допоможуть згуртувати команду. І як ідея для настрою — запустіть в своїй команді флешмоб з фото домашнього робочого місця.


Людмила Лебідь, AgroPortal.ua