Выжить online: 10 главных правил для агробизнеса

Каждая компания к периоду, который принесла эпидемия коронавируса, приспосабливается по-разному, но одинаковым почти для всех стало видеообращение владельца или генерального директора компании к сотрудникам, клиентам и партнерам о том, что перед бизнесом во всем мире стоят серьезные вызовы относительно пандемии коронавируса, с сообщением, как компания будет работать дальше, ведь графики работы изменились почти у всех.

Как дальше работать и удержаться — рассказали во время онлайн-семинара «Бизнес в стиле Online», организованного ассоциацией «Украинский клуб аграрного бизнеса» совместно с UCABevent, председатель Совета директоров Аудиторской фирмы «Аксенова и партнеры», экс-заместитель министра финансов Украины Елена Макеева и заместитель генерального директора компании ИМК по проектному управлению Андрей Загорулько.

За основу взяты рекомендации Организации экономического сотрудничества и развития (OECD) для бизнеса по обеспечению непрерывной деятельности и управления бизнесом в нынешней ситуации, которые были обнародованы 16 марта 2020 года.

Установите механизмы управления

Елена Макеева: При переходе на работу в оnline, в компании нужно выстроить надежные и понятные управленческие процессы принятия решений, включая механизмы быстрого реагирования и четкого делегирования. Очень важно понимать, кто за какой процесс отвечает и как делегируются полномочия в случае болезни.

Андрей Загорулько: Когда мы говорим об управлении, то это 4 этапа — планирование, исполнение, контроль и анализ. Во время кризиса это «колесо» должно крутиться гораздо быстрее, чем в обычное время. Каждый руководитель должен помочь самоорганизоваться своим подчиненным. Не стоит забывать о повышении корпоративной культуры и уровня поддержки друг друга. Компания с высокой корпоративной культурой легче справится с этими вызовами.

Практика: Компания ИМК подошла максимально подготовленной к кризису, ведь еще 5 лет назад был запущено первое оновление всех бизнес-процессов. В 2017 году компания перестроила всю IТ-инфраструктуру. С тех пор запустилось очень много проектов автоматизации. Есть коммуникация и контроль по всем процессам, в том числе и производственным. Это все было налажено раньше, поэтому в последнюю неделю большого стресса не чувствуется.

Забудьте о существующем сценарии

Елена Макеева: Большинство компаний имеет утверждённый бюджет на 2020 год, построенный по определённому сценарию. Сегодня и бюджет, и стратегия любой компании абсолютно нерелевантные в нынешних условиях. О бюджете и сценарии развития компании в 2020 году, разработанных в конце 2019 года, нужно забыть. Сегодня важно уделить время для разработки различных сценариев для бизнеса с учётом текущих обстоятельств и возможных вариантов их развития. Задача менеджмента компании — разработать минимум три сценария: оптимистический, средний и самый худший.

Андрей Загорулько: В кризисных ситуациях есть соответствующие угрозы и есть возможности для того, чтобы улучшить или развить бизнес. Но любой кризис для работников — это стресс, поскольку ломается привычная для всех модель, и начинать все нужно с адаптации. Для того чтобы из стресса перейти в систему, нужно структурировать свою деятельность.

Определите критически важные вещи

Елена Макеева: Все процессы, а также статьи расходов компании следует ранжировать на: «критически важно», «желательно иметь» и «следует отложить». Речь идет не только о деньгах, но и о планах на будущее — развитие новых направлений, R&D, капитальные ремонты, покупка основных средств, развитие персонала и прочее. Ко всем процессам без исключения нужно применить этот подход.

Андрей Загорулько: Важно расставить приоритеты, отбросить то, что неважно, сосредоточить свое внимание на наиболее значимых вещах на данный момент.

Практика: Аудиторская фирма «Аксенова и партнеры» ведёт много проектов, и если раньше мы были более гибкими в управлении проектами, то сейчас соблюдение дедлайнов жёстко контролируется. Проекты выполняются максимально оперативно и в самом высоком качестве. Оперативность и высокое качество – сегодня ключевые факторы в консалтинге.

Понимание критических уязвимостей

Елена Макеева: В бизнесе в спокойные времена компании не уделяют достаточного внимания управлению рисками. Сегодня, в период пандемии, нужно обратить на это особенное внимание. Важно оценить степень критичности каждого риска на бизнес и знать, как этими рисками управлять. Например, обеспечение бесперебойной работы IТ-систем, если вы работаете online. Какие будут ваши действия, если ваш сайт и сервер перестанут функционировать. Как это повлияет на ваш бизнес и какие будут ваши шаги.

Определить ключевых сотрудников

Елена Макеева: Разрабатывая различные сценарии для бизнеса в новых обстоятельствах, не стоит забывать и о кадровой политике. Важно определить ключевых сотрудников, который следует максимально удерживать, а также тех, от работы которых пройдётся отказаться. К сожалению, надо быть готовым к худшему сценарию, когда придется увольнять людей.

Андрей Загорулько: Необходимо пересмотреть структуру компании, определить, какой персонал нужен, какие сотрудники ключевые, пересмотреть роли и ответственность. После этого нужно пересмотреть бизнес-процессы компании и уже потом автоматизировать их. В этой ситуации можно вспомнить высказывание Билла Гейтса: «Если мы автоматизируем неоптимизированные вещи, мы получим автоматизированный беспорядок».

Практика: В «Аксенова и партнеры» мы уже ввели определенные меры по оптимизации работы, некоторые сотрудники находятся в вынужденном оплачиваемом отпуске. Сценарий увольнения людей сегодня не рассматривается.

Построить удаленную работу

Елена Макеева: Наверное, не всю работу можно перенести на удаленный режим. Однако часть персонала все же может работать из дома. И перед менеджментом сегодня стоит задача - обеспечить оnline работу сотрудников, научиться контролировать и поддерживать людей в удаленке. Конечно же, в аграрном бизнесе полностью перейти в оnline невозможно, особенно в период посевной.

Андрей Загорулько: Сегодня как работники, так и компании имеют и преимущества от удаленной работы, и проблемы. Среди преимуществ — экономия времени и экономия на офисных расходах, а также наличие свободного времени для проведения с семьей или изучения иностранного языка. А среди проблем работы дома — компания может потерять контроль, и в этом случае снижается коммуникация, результативность команды.

Работая удаленно, главное — правильно структурировать свое время для эффективной работы и четко определить рабочее место. Для этого нужно выделить в своем режиме блоки времени: на работу, на коммуникацию с людьми, время для семьи и для себя.

Практика: В «Аксенова и партнеры» изменён график работы, мы перешли на 95% в online, команда работает дистанционно. В настоящее время в офисе работает посменно только бухгалтерия для наших клиентов. Мы были подготовлены к этому. Мы все работаем через сервер, в целях обеспечения безопасности и конфиденциальности, информация на ноутбуках не сохраняется. Поддержка наших ИТ систем выведена на аутсорсинг профессионалам. А такая опция, как остаться поработать дома, была у всех членов нашей команды ещё задолго до пандемии.

В ИМК отмечают, что мониторинг больных в компании ведется с первого дня выхода на удаленный режим работы. Работа агрономической службы благодаря программному обеспечению «Мобильный агроном», где происходит онлайн-отчетность каждого агронома о проделанной работе, уже была настроена. Правда, производственное подразделение, в отличие от офисного, невозможно дистанцировать, особенно в период начала весенней посевной, единственное что возможно — выполнять все рекомендации по профилактике. Но в поле меньше риска заразиться вирусом, чем в офисе. Посевная начнется по плану.

Настроить правильную коммуникацию

Елена Макеева: Важно построить коммуникацию 24/7 со своими сотрудниками, клиентами и партнерами. Отсутствие четкой коммуникации сеет панику у людей.  Важно разработать коммуникационную политику, определить, с кем следует коммуницировать, когда и по каким каналам. Вы должны своевременно информировать клиентов и сотрудников об изменениях в процессах.

Андрей Загорулько: Важно пересмотреть цели и задачи каждого члена команды, пересмотреть роли и разработать план коммуникаций. Это очень важный момент — как с кем коммуницировать. Коммуникации должны быть максимально регулярными — проводить совещания, итоги недели. Когда люди работают дистанционно, они должны чувствовать принадлежность к команде.

Практика: В ИМК все процессы автоматизированы, вся коммуникация — постановка задач и обсуждение — происходит оnline благодаря программному обеспечению, а также автоматизирован контроль за выполнением. Большинство агрохолдингов имеют аналогичное программное обеспечение, которое позволяет дистанционно управлять всеми процессами. Агрокомпании гораздо раньше нуждались в автоматизации, ведь в структуре, как правило, имеют центральные офисы и региональные предприятия, которыми нужно управлять. Поэтому вопросом дистанционного управления задавались давно.

Максимальная автоматизация и сосредоточение на IT-технологиях

Андрей Загорулько: Опыт IT-отрасли сейчас пригодится и аграрному бизнесу, то есть создавать кросс-функциональные команды под конкретные задачи, пересматривать роли, ответственность, а уже потом смотреть на все бизнес-процессы. Не оптимизировать сразу все, а разбить на несколько этапов — ранжировать, выбрать наиболее проблемные, пересмотреть и оптимизировать.

Не останавливать обучение

Елена Макеева: С помощью инновационных технологий вы можете продолжать обучение персонала своими собственными силами внутри компании, проводить оnline- вебинары. Также сегодня ведущие университеты мира открыли бесплатный доступ к online курсам.

Практика: В «Аксенова и партнеры» мы много лет проводим обучение в формате peer-to-peer learning, когда один сотрудник обучает других. Мы не планируем сокращать обязательное обучение для аудиторов. И будем максимально пользоваться бесплатно доступными ресурсами для других сотрудников.

Разработка новых сервисов и услуг в сложный период

Елена Макеева: После окончания периода пандемии и карантина, в стране произойдут изменения на рынке услуг, поэтому это время нужно использовать для создания новых услуг, продуктов и сервисов. И я верю, мы их обязательно найдем.

Пандемия COVID-19, карантинные мероприятия, мировой кризис будут влиять на бизнес и сотрудников компаний во всем мире. В это время поддержка, общение, забота и связь — это те вещи, которые помогут сплотить команду. И как идея для настроения — запустите в своей команде флешмоб с фото домашнего рабочего места.

Людмила Лебедь, AgroPortal.ua