Закупівлі в агро під час війни: поради від експертки (проблеми/вирішення)

За офіційними даними, за рік від початку повномасштабного вторгнення агросектор зміг відвантажити майже 39 млн т зернових, олійних культур і продуктів їх переробки. Та якщо спочатку європейські країни сприяли українському експорту, то сьогодні все ускладнилося. Про ситуацію із Угорщиною та Польщею ви і самі знаєте. Додайте до цих проблем війну. І як наслідок, отримаємо закономірне питання: а чи всі аграрії зможуть вистояти у таких умовах? Зустрічаю різні думки з цього приводу, проте більшість експертів вважають, що у 2023 році можуть збанкрутувати більше 10% агрокомпаній України. І я це кажу не для того, щоб залякати. Навпаки. Нам всім потрібно зібратися. Особливо це стосується сектору МСБ. Зараз поясню — чому.

Справа в тому, що найбільшою проблемою малих та середніх аграрних бізнесів є хаос. В усьому: від документації «на колінках» до нереально великого відсотку аварійних закупівель. Головна їх небезпека — безконтрольність. Звідси: можливі випадки корупції та помилкових закупівель у «шахраїв». Думаю, знайома для багатьох ситуація: розпал польових робіт, обмежений час, всі прискорюються, і тут — «випадкова» поламка трактору (пишу у лапках, бо якщо використовувати ризик-менеджмент, ми швидко зрозуміємо: випадковостей не буває). Що ж починається після? Є два варіанти: нормальний і найрозповсюдженіший. 

Давайте з останнього. Водій цієї техніки біжить до директора за рахунком, щоб у найближчому селі придбати заповітну деталь. І на перший погляд ніби все нормально: питання швидко вирішилось, час не втрачено, можна працювати далі. Проте це все маніпулятивні або вкрай непрофесійні речі, які призводять до більших витрат. Тут потрібно говорити або про корупційну складову (хтось із кимось домовився та пообіцяв «відкат»), або співробітники просто не вміють працювати по-іншому. У результаті гроші використовуються неефективно.

Тому надважлива задача сторін у питанні закупівлі технічного оснащення — якісно все спланувати. Їм варто підготуватися до посівної та збору врожаю таким чином, щоб максимально зменшити кількість аварійних закупівель.

Зазначу, що краща робота закупівельного відділу може дати аграріям від 5 до 30% економії залежно від категорії та врахованих ризиків. Тому закупівельний «фронт» тут такий важливий і у кризу стає ще актуальнішим. Головне, ми з вами встановили: закупівлі в агросекторі НЕ мають бути хаотичними і НЕ мають відбуватися у авральному режимі.

Тож як подолати хаос? Загальний план покращення закупівельної функції зазвичай такий: 

• Компанії необхідно провести аудит закупівель для виявлення слабких місць та можливих випадків шахрайства. Я рекомендую проводити аудит за допомогою зовнішніх спеціалістів. Це гарантуватиме вам більшу прозорість та унеможливить корупцію.  
• Далі вам потрібно дійти до єдиних стандартів та налагодити сам закупівельний процес. 
• Розробіть ефективні посадові інструкції для менеджменту та голови закупівельного відділу. 
• Визначіть рівень взаємовідносин між стейкхолдерами у цьому питанні. Ви маєте чітко розуміти: в аграрному секторі закупівельнику дуже важливо тісно співпрацювати з різними стейкхолдерами. Особливо — з фінансистами, які правильно мають розпланувати фінансові потоки, та з головним агрономом, який, власне, управляє виробничим процесом. Тобто закупівельна діяльність має бути глибоко інтегрована у загальну стратегію компанії: прив’язана до виробничого і фінансового планів. 

У своїй роботі закупівельник має відштовхуватись від того, як краще він може розпорядитися довіреними грошима. Наприклад, йому обов’язково потрібно враховувати сезонність бізнесу і розуміти, що дорогі закупівлі не слід відкладати до весни чи літа. У цей період у аграріїв зазвичай закінчуються гроші до продажу нового врожаю. Тому фінансова політика, політика з продажів і політика з виробництва, взагалі управління бізнес-потребами — це все ключові моменти, до яких прив’язана закупівельна функція в агро.

Покращуйте управління постачальниками. Під час війни розповсюдженою проблемою стає якість управління продуктивністю постачальників та гарантія виконання їхніх зобов’язань. Особливу увагу звертайте на контракти. Порада: перевіряйте навіть постачальників, принаймні, ключового постачальника (як вони працюють останній рік, їх місцезнаходження і пов’язані з цим ризики). 

Також проблему хаотичних закупівель може вирішити автоматизація. Завдяки автоматизації закупівельники та постачальники можуть швидко реагувати на виклики і миттєво вносити зміни до своєї стратегії ланцюга постачання.

Використання здобутків категорійного та ризик-менеджменту для захисту ланцюгів постачання. Створіть перелік постачальників «Сценарій В», сфокусуйтеся на більш стратегічних відносинах із ключовими постачальниками… Пам’ятайте: ризики у кожній закупівельній категорії будуть відрізнятися, тому і підхід до їх вирішення має бути свій.

Звісно, закупівлі в агросекторі — це все ж таки закупівлі. І хоч поради тут часто можуть здаватися загальними, проте вони ефективні та перевірені на прикладі реальних кейсів українських агрокомпаній. До речі, оптимізація закупівель однієї з них припала якраз на перший рік війни. І результат, навіть за умов кризи, був дуже позитивний. Так, кількість аварійних закупівель у 2022 році в них склала лише 15%, у той час коли у 2021-му половина всіх закупівель компанії знаходилася в режимі авралу. І все завдяки підвищенню ефективності функції закупівель через аудит і подальшу оптимізацію. 

Додам, що у аграрної компанії обов’язково має працювати зрозуміла та швидка організаційна закупівельна структура. Ефективним інструментом для прийняття управлінських рішень може стати створення Тендерного комітету. 

Маю надію, що вже найближчим часом агросектор України стане на шлях відновлення, в тому числі завдяки підвищенню закупівельної культури.