Home office. Як не втратити себе та роботу під час карантину
Анна Дерев’янко, виконавчий директор Європейської Бізнес Асоціації
Зараз всім доводиться пристосовуватися до нових реалій — і державі, і компаніям, і людям. Цілком нормально, що невизначеність все ж вносить дисбаланс у повсякденне життя, спричиняє стрес. Але позитив у цій ситуації зберігати таки варто, а ще треба бути гнучкими та креативними, аби в кожній кризі знаходити можливості.
Очевидно, ситуація з коронавірусом вже змінила нашу реальність, погляди, багато процесів та ситуацій як у житті, так і в бізнесі. Але тільки від нас залежить, як ми подолаємо цей період та що з цього винесемо.
До прикладу, ми в асоціації перейшли на дистанційний режим роботи та продовжуємо вдвічі активніше допомагати компаніям із тими проблемами чи запитаннями, що виникають у них у зв’язку із реорганізацією роботи. А запитань дійсно багато. Також ми збільшили кількість зовнішніх та внутрішніх онлайн-зустрічей, щоб тримати постійний діалог із командою та бізнесом. Тож у цьому контексті можу порадити спілкуватися якомога більше, підтримувати ще більш активну комунікацію з колегами, партнерами, друзями.
Онлайн-робота частково стерла кордони між робочим днем та часом на відпочинок, але все ж важливо правильно зберігати цей баланс. Облаштувати окреме зручне робоче місце, а також домовитися з членами родини про організацію вашого робочого процесу (останній пункт особливо важливий для батьків).
Крім того, не варто забувати про спорт і здорове харчування. Адже здоров’я — найцінніший ресурс людини. А люди, в свою чергу, — серце будь-якого бізнесу.
Владислава Магалецька, віце-президент інвестиційного фонду SigmaBleyzer, співголова Комітету з питань агропродовольчого бізнесу СУП, член Наглядової ради магістерської програми «Агрокебети»
В умовах карантину щільність графіку не змінилась, але змінився формат спілкування. Відтепер більшість комунікацій, звісно, проходить через Zoom, Skype, месенджери та конференц-коли. Така форма комунікації мені звична та зручна, я працюю в міжнародній компанії, де часто доводиться проводити дистанційно міжнародну комунікацію.
Якщо раніше я витрачала час на дорогу до місця зустрічей та затори, тепер можу використати пару разів на день 30-хвилинний time-slot для занять на орбітреку, на допомогу синам з дистанційним навчанням та онлайн-курси від провідних світових університетів на навчальній онлайн-платформі EdEx.
Але насправді не можу сказати, що часу стало більше. Оскільки я співголова комітету з агропродовольчого бізнесу СУП, додалось багато нагальних антикризових питань, які мають бути вирішені та імплементовані негайно. Спілка Українських Підприємців (СУП) вважає, що активний взаємозв’язок держави та аграрного бізнесу важливий у звичайних умовах, а в умовах, у яких перебуває сьогодні не тільки Україна, а й увесь світ, такий зв'язок є вкрай необхідним.
У країні йде посівна, і надходять дуже негативні сигнали, деякі аграрії приймають рішення зменшити посівні площі. Нехтувати такими сигналами неприпустимо, ми не маємо права залишити аграріїв сам на сам перед світовою кризою та коронавірусом, адже це може стати початком кінця для нашої економіки, зважаючи на її залежність від аграрного сектору.
Також важливо не забувати про перспективи майбутнього аграрного сектору — наших студентів! Як член Наглядової ради проєкту «Агрокебети» наразі готую онлайн-лекцію для студентів програми «Агрокебети», студентів НУБіП, регіональних та інших університетів України.
Андрій Загорулько, заступник генерального директора ІМК з проєктного планування
Будь-яка криза — це порушення системи, а тому, щоб пройти кризу, потрібно вибудувати нову систему. Вона допоможе тверезо мислити, зберігати дух і легше пройти цей період.
У моєму випадку особливих складнощів із переходом на дистанційну роботу не було. Я більш ніж 15 років цікавлюся тематикою особистої продуктивності та удосконалюю свою систему лайф- і тайм-менеджменту.
Бути продуктивним удома мені допомагає наступне:
- Залишитися сфокусованим на тому, що необхідно зробити, допоможе чіткий перелік задач, згрупованих за сферами життя та проєктами. В нагоді стануть таск-менеджери Microsoft ToDo, Any.Do, Todoist.
- Вдосконалювати та впроваджувати нові звички допоможе чек-ліст звичок. Для управління звичками можна використовувати HabitMinder, Motivateo, HabitBull чи Fabulous.
- Для підтримання Work&Life балансу необхідно розмежувати місце і час для одного та для іншого. Місце, де ми працюємо, має бути постійним (балкон, авто, окрема кімната тощо), так ми звикаємо і підвищуємо свою продуктивність.
- Керувати часом слід блоками. Тобто виділяти та розмежовувати блоки часу для виконання різних задач (час на родину, час на себе, час на комунікацію, час на спорт та ін). Кращим помічником у цьому буде Google Calendar.
- Крім планування, слід не забувати про моніторинг. Корисним буде фіксувати, куди витрачається час, із тим, щоби в кінці тижня проаналізувати і внести корективи до системи. З часом ви помітите, коли зручніше виконувати одне, а коли інше (наприклад, я люблю попрацювати рано вранці або пізно ввечері, коли діти сплять).
- Для управління підлеглими слід впровадити корпоративну систему обліку задач і звітування про їх виконання. Допомогти зможе Trello. Для того, щоб команда була в «тонусі», слід регулярно аналізувати виконання планів та використання часу вашими підлеглими.
- Тримати себе в формі допоможуть короткі інтенсивні тренування: 8 хвилин — комплекс для пресу, 7 хвилин —комплекс для ранкової зарядки, 3-5 циклів за методом Табата. До карантину я готувався до напівмарафону, тому 2-3 рази на тиждень намагаюсь вийти на пробіжку.
Світлана Мозгова, директор департаменту по роботі з персоналом, корпоративного партнерства та комунікацій агропромхолдингу «Астарта-Київ»
Моє найперше правило та порада усім — постійно комунікуйте. Це стосується спілкування і з колективом, і з рідними: формат робочих нарад, особистих дзвінків, листування — обмежень немає. Завдяки інформаційним технологіям, які використовуємо щодня, в один клік можна і почутись, і побачитись.
Влучно сказав ізраїльський історик Юваль Ной Харарі: «Перш за все, щоб перемогти вірус, нам потрібно обмінюватися інформацією в усьому світі. Це велика перевага людей перед вірусами». Важливо слухати, чути і аналізувати отриману інформацію і вже на її основі приймати швидкі рішення: для мене особисто надважливо таким чином тримати ситуацію під контролем і знати, що наша команда робить усе можливе для безпеки та безперебійної роботи всього колективу.
Для прикладу, в умовах карантину, я щодня беру участь у селекторних нарадах всіх бізнес-напрямів, у нас щодня відбувається онлайн-зустріч дирекції, але, окрім цього, ми спілкуємося 24/7 із нашою командою — усі перебуваємо в єдиному інформаційному полі та завжди на зв’язку.
Я радію, що на ефективність роботи нашої компанії коронавірусний шторм не вплинув — ми працюємо згідно окреслених на початку року планів. У онлайн-режимі продовжується оцінка працівників, їхнє навчання. Проте і офлайн-роботи тривають: успішно продовжується посівна кампанія. Звертаюсь до колег з інших компаній: я знаю, що зараз всім непросто, але при чіткому визначенні пріоритетів усе можливо. Докладайте максимум зусиль, аби продовжувати роботу: не заморожуйте процеси, нехай в них жевріє тепло.
Наша сила у єдності. Зараз саме час для партнерств — як глобальних, так і локальних. Наша компанія об’єднала зусилля для допомоги у протистоянні коронавірусу з іншими великими бізнесами, владою, і ми спільно допомагаємо лікарням, громадам дороговартісним обладнанням, засобами захисту, дезінфікуючими засобами. Але направду кожен може внести свою особисту частку допомоги у такий непростий час: бути свідомим громадянином своєї держави та дотримуватися правил карантину, не породжувати міфи та не поширювати фейки у соціальних мережах, ще більшою турботою оточити батьків, стареньких сусідів. ґ
Особисто я ввечері не читаю жодних новин. Натомість медитую, займаюсь йогою, читаю літературу для пошуку гармонії душі та тіла. У цьому і є мій баланс.
Багато часу приділяю спілкуванню з сім’єю та рідними: їхній спокій та безпека для мене дуже важливі. У коло рідних вже давно увійшли мої колеги: ми дійсно всі дуже близькі, а відстань — вона зараз не має значення.
Жерар де Ля Салль, засновник і керівник компаній Alfagro
З початком карантину для себе відразу ж поставив кілька правил, які намагаюся регулярно виконувати.
Дотримуватися звичайного ритму роботи і зберігати колишні звички. Наприклад: підйом не пізніше 6:30 ранку.
Час, який раніше витрачав на дорогу, тепер використовую для того, щоб виконувати фізичні вправи вдома. У будь-якому разі намагаюся робити кожен ранок.
Мінімум двічі на тиждень організовую зі співробітниками відеоконференції не більше 30 хвилин. Все, що дійсно важливо, ми повинні встигнути обговорити за цей час.
Якщо потрібно обговорити важливе питання, то роблю це також за допомогою відео, а не звичайного дзвінка. При візуальному контакті нам легше знайти правильне рішення.
Якщо раніше через роботу я іноді забував або не встигав робити перерву на обід, то тепер це обов'язкове правило. Іноді поєдную його з денним 30-хвилинним відпочинком. В умовах психологічного стрес через самоізоляцію мені здається важливим робити таку перерву.
Ще одне правило — спілкуватися мінімум один раз на день із кожним зі співробітників. Кожен із них повинен розуміти, що, незважаючи на відстань, все одно ми одна команда і продовжуємо рухатися в одному напрямку!
Обов'язково дотримуюся принципу вихідних. Як і багато хто з нас, до карантину я працював на вихідних. Зараз також працюю у вихідні, але скоротив час, проведений за комп'ютером. Читання, денний відпочинок і фільми є частиною мого нормального ритму життя!
А ще я став більше часу проводити на кухні — готую французькі страви за старовинними бабусиними рецептами.
У цілому, будучи дисциплінованою людиною, працюю з дому іноді навіть більш ефективно, ніж в офісі. Тепер економлю досить багато часу за рахунок відсутності необхідності кудись їхати. Намагаюся продуктивно використовувати цей час, щоб більше вникати в завдання, на які раніше не вистачало часу. Питання в тому, скільки буде потрібно морального духу, щоб залишатися ефективним і надалі!
Юлія Каменєва, директор з маркетингу LNZ Group, ментор освітньої програми «Агрокебети»
Під час карантину, з моєї точки зору, дисципліна повинна тільки посилитися. Адже тепер потрібно поєднати всі домашні справи зі своїми особистими і з робітниками. І все це — в одних стінах.
Інструменти, які мені допомагають:
- Режим дня. Я встаю в той же час, що і зазвичай в робочі дні, і засинаю так само. Це ритуал, який налаштовує мене на роботу і дає відчуття робочого режиму.
- Оскільки звільнився час, який зазвичай витрачається на дорогу, я його використовую для тренувань удома, вони дуже заряджають на робочий день і надають відчуття життя.
- У першій половині дня у мене обов'язковий дзвінок по Zoom з моєю командою, щоб обговорити плани, поставити завдання на найближчий день, уточнити завдання на тиждень, відповісти на запитання, підтримати, мотивувати, поговорити.
- Протягом дня, у міру надходження питань, ми можемо домовлятися в режимі тет-а-тет.
- Після ранкових конференц-дзвінків приступаю до своїх завдань. Оскільки зараз період оптимізації, економії та скорочень, є чимало проєктів, які веду особисто я.
- Відводжу спеціальний час для приготування їжі, занять і спілкування з родиною — тим більше, що дорослі також на роботі в онлайн-режимі, а з дитиною потрібно займатися окремо.
- Ввечері не закінчую свої справи о 18:00, можу зробити перерву на вечерю і знову сісти за роботу до 21:00-22:00. Просто я трудоголік.
- Зникли і вихідні з мого життя. Пів дня займаюся особистими питаннями, а решту — робочими. Команду не змушую —вихідні на їхній розсуд, хоча вони, як правило, також працюють разом зі мною.
Які усвідомила лайфхаки у цій непростій ситуації:
- дисципліна та певний «авторитарний» режим у мікромасштабі — це запорука успіху життя на карантині;
- дотримання всіх звичних ритуалів: час прокинутися, привести себе до ладу, одягнутися, зробити вечірні ритуали і лягти спати;
- адаптація та гнучкість: ми ніяк не можемо впливати на ситуацію, яка склалася, але цілком в наших силах адаптувати і перебудувати своє життя;
- спорт, здорове харчування та здоровий сон — те, що допоможе відчути опору в цей непростий час.
Бережіть себе і будьте здорові!
Рейнауд Наутен, радник з питань сільського господарства Посольства Королівства Нідерландів в Україні
Якщо коротко, то потрібно дотримуватись чіткого робочого часу та процедур! Карантинний режим дає можливості, якщо відповідально управляти власним робочим графіком. Увімкнути комп’ютер о 9:00-9:15. У мене досить регулярний робочий день, але замість фізичних розмов, зустрічей та робочих візитів я використовую різноманітні програми, такі як Zoom, Skype, FaceTime, дзвінки на мобільний телефон тощо.
Після трьох тижнів карантину робочі дні досить схожі на звичайну ситуацію з більш-менш визначеним порядком денним. Більш тісно зміг налагодити співпрацю з колегами з питань сільського господарства в інших країнах та колегами з міністерства в Нідерландах.
У порівнянні зі звичайною робочою ситуацією, зараз можу краще зосередитись, з домашньою кавою та фоновою музикою. Але є свої недоліки — сумую за соціальними аспектами роботи, робочими візитами.
Основне зараз — дотримуватись здорового харчування, виконувати достатньо фізичних вправ та чітко ставити цілі.
Нинішній режим роботи, безумовно, має низку переваг. Взагалі, темп набагато спокійніший, ніж зазвичай, оскільки не потрібно їздити протягом дня. Такі переміщення роблять робочий день досить неспокійним і трудомістким.
Знаю, що колеги розмовляють про додаткові (онлайн) курси. Особисто я ще не перейшов до цього етапу, тому що є безліч поточних завдань. Однак карантин дійсно дає час для роботи над протермінованими робочими завданнями та плануванням майбутнього.
Мої активності закінчуються походами в магазин та фізичними вправами. Новий «офіс» знаходиться на першому поверсі, з усіма необхідними зручностями неподалік: кавоварка, холодильник, сад, ванна кімната. Це значно скорочує кількість витраченого часу.
Можливо, такий день здається ідеальною картиною, але не вистачає колег поруч. Не тільки для соціальних цілей, які точно не можуть замінити жодні інтернет-меми на тему COVID-19. Але також для обговорення тем, з якими ми маємо справу, для встановлення спільного підходу та узгодження нашої діяльності. Цифрові інструменти можуть використовуватись до певного моменту, але для спілкування потрібна реальна взаємодія.
Валерія Донець, маркетолог «Цеппелін Україна»
Я з тих, у кого при віддаленому графіку не те що роботи не поменшало, а, навпаки, додалося. Спочатку думала, що зможу більше зайнятися домашніми справами: генеральне прибирання, перебрати шафу з речами (у дівчат їх багато), стати суперкухарем і, нарешті, приготувати страви за рецептами, які вічно зберігаю у замітках, але цим планам не довелося здійснитися і, можливо, на краще.
Зайнялася проєктами, на які не вистачало часу, активно освоюю інструменти онлайн-просування, тому з робочої колії не виходжу. Вдома не сумую, але деякі трансформації все ж таки відбулись.
Скоротила список онлайн-семінарів та навчань. На початку віддаленої роботи, коли більшість онлайн-шкіл відкрили безкоштовне навчання, нові можливості перетворилися на додатковий подразник. Хочеться все встигнути, зайнятися саморозвитком, записатися на черговий непотрібний курс. Але великий потік інформації, її надлишок підвищує тривожність, виникає почуття отупіння і навіть погіршується пам'ять. Я не у відпустці, а на роботі, хоч і віддалено, тому вибираю курси уважніше — стануть у нагоді вони мені в майбутньому чи ні, а не тому, що це зараз просто модно, культурно, безкоштовно тощо.
Автоматизувала свій день. Намагаюся знизити прийняття дрібних рішень, які роблю щодня. Завела будильник на кожний прийом їжі та більше не стежу за часом. Склала меню з урахуванням куплених продуктів. Менше вибір — менше стресу. Так само ввечері з фільмами та книгами — є певний список, до якого я раніше не могла дістатися, зараз це реалізовую, головне — не дивитися їх до світанку.
Віддалений режим вносить свої корективи, але потрібно коригувати звички, а не зраджувати їм, тоді все проходить легко. Зараз у мене не лише кава на вулиці, в перервах між роботою, а й прогулянка з собакою (в масці та рукавичках). Бережіть себе, здоров'я усім нам!
Катерина Кочетова, директор ПП «Укрбрезент»
Наша компанія — виробниче підприємство, і повністю працювати з дому не вийде. Неможливо виготовляти тент або автонакидки в домашніх умовах. Тому ми перевели роботу бухгалтерії та менеджерів з продажу в онлайн і налагодили зв'язок з виробничим відділом. Керуючі та виробничі наради, щоденні п'ятихвилинки проводимо в hangouts.
Технологи видають через інтернет наряд-замовлення і креслення виробничому відділу. Використовуючи Viber і Telegram, обговорюємо з клієнтами нюанси щодо проєктів, обмінюємося фотографіями, кресленнями, відео. Звели до мінімуму перебування наших співробітників у відділенні «Нової пошти», оформляючи посилки у себе на складі.
Я прихильниця того, що віддалено працювати правильно в тому режимі, в якому ти звик працювати в офісі. У моєму випадку це з 8:00 до 17:00. Так і повернутися після закінчення обмежень на роботу в офіс буде комфортніше. Проводити робочий день потрібно не в піжамі, а в звичному офісному одязі, щоб налаштуватися на робочий лад, — це одне з моїх особистих правил.
Розуміючи всю серйозність сформованої в країні ситуації, наші технологи розробили розділові захисні екрани для легкових авто. Вони використовуються таксистами і дозволяють відокремити пасажирів від водія, знижуючи тим самим ризики заразитися.
Зараз дуже непрості часи як для бізнесу, так і для кожного з нас. Це хороша можливість показати нашим дітям, як правильно організувати себе і налагодити віддалену роботу компанії.