Полная адаптация: как изменились агрохолдинги в период карантина

*текст подається мовою оригіналу

AgroPortal.ua поцікавився у агрохолдингів, наскільки COVID-19 вплинув на ефективність роботи, чого навчив та що нового компаніям довелося запровадити у виробничих процесах у період карантину.

«Астарта»: Завдяки ІТ-рішенням відстань зараз не має значення

Після введення в Україні адаптивного карантину компанія «Астарта» частково відновила роботу в офісах із дотриманням суворих санітарно-гігієнічних вимог. Графік виходу працівників складається так, щоб на робочому місці одночасно було не більше 30% персоналу.

«Звичайно, на початку карантину був непростий період — потрібно було адаптуватися до інструментів електронної взаємодії, налаштувати віддалені доступи до корпоративних мереж і програм, і тут велика вдячність нашій IT-службі, які змогла швидко все це організувати. Дистанційний режим роботи однозначно вимагає більше комунікацій, постійного зв’язку з командами. Наші наради стали частішими, але більш короткими та змістовними. Ми використовуємо різноманітні канали комунікації: телефонні селекторні наради, месенджери, онлайн-наради у Microsoft Teams, Zoom та інших додатках. Окрім того, у багатьох наших служб є окремі програмні рішення для взаємодії та організації бізнес-процесів: наприклад, для агровиробничого напряму — це додатки AgriChain Farm та AgriChain Scout, для працівників земельних служб — модуль AgriChain Land», — розповідає директор по роботі з персоналом, розвитку корпоративного партнерства та комунікацій компанії «Астарта» Світлана Мозгова.

За її словами, в цей період ефективність роботи і віддача співробітників навіть зросла, оскільки кожен відчуває більшу особисту відповідальність, потребу в співпраці та приналежності до сильної успішної команди, яка може долати кризи.

«Відстань зараз не має значення — завдяки ІТ-рішенням «зустрічаємось» із колегами онлайн під час дирекції та щоденних селекторів усіх бізнес-напрямів. Приймаємо оперативні рішення на основі лише актуальних даних», — зазначає Світлана Мозгова.

AgroGeneration: Додалося більше контрольних функцій у керівників

З перших днів карантину агрокомпанія AgroGeneration перевела своїх співробітників на гібридний графік роботи: режим віддаленого графіку, окрім робіт, які потребують присутності в офісах чи на полях агрофірм.

«Робочий день для тих, хто перейшов на режим віддаленої роботи, розпочинається та завершується за графіком, який діяв до карантину. Тобто робочі процеси в AgroGeneration не змінилися. Зміни, скоріше, стосуються нарад, які тепер проходять виключно в онлайн-форматі. До речі, ще до введення карантину в агрокомпанії практикували такий формат. Для цього використовують платформи ZOOM, Skype, WebEx та IP-телефонію. Із уведенням карантину періодичність проведення нарад не змінилася, але у керівників підрозділів у онлайн-режимі з’явилося більше контрольних функцій», — розповідає СЕО AgroGeneration Сергій Булавін.

За його словами, також в агрокомпанії працює система оповіщення для співробітників «Інформатор», яка регулярно робить розсилку по корпоративній пошті. Для спілкування між собою і клієнтами співробітники користуються корпоративними і соціальними месенджерами.

На думку Сергія Булавіна, загалом віддалений режим ускладнив роботу деяких працівників, але в цілому на ефективність та результати агрокомпанії не вплинув.

На випадок другої можливої хвилі карантину в агрокомпанії вже закупили все необхідне для організації безпеки співробітників, а також розглядають можливість надання допомоги в разі потреби районним лікарням у тих районах Харківської області, де компанія орендує землі.

«Агро-Регіон»: Онлайн-тренування, лекції з мистецтва та COVID-офіцер

З самого початку пандемії, у березні, в компанії «Агро-Регіон» перейшли на дистанційну роботу офісів, але планово продовжували роботу в полях із забезпеченням максимального рівня захисту співробітників. Тим працівникам head-office та back-office, які виконують свої обов'язки в режимі «домашній офіс» без втрати якості та темпу, компанія надала можливість залишатись на віддаленій роботі навіть після послаблення карантину.

«Ніхто нікуди тепер не запізнюється. Це просто неможливо. Ми почали більш ретельно користуватись календарем та різними додатками, що поліпшують і прискорюють комунікацію всередині робочих груп. Зараз навіть смішно, наскільки багато часу колись займало просте планування та організація фізичних зустрічей, враховуючи те, що мало хто мав звичку відмічати у календарі свої вільні/зайняті часові слоти. Доводилось особисто комунікувати з кожним, дізнаючись, кому і коли зручно зустрітись, а тепер — достатньо додати до заходу всіх, кого необхідно, та просто вибрати з переліку такий часовий інтервал, що вільний в календарях усіх учасників відео-наради. Більше того, через те, що співробітники працюють віддалено, ніхто не стоїть у пробках, не користується метро, взагалі не витрачає ані секунди на дорогу, багато хто відмічає, що люди менше втомлюються, частіше доступні онлайн та більш щасливі», — розповідає генеральний директор «Агро-Регіон» Катерина Рибаченко.

За її словами, за ці пів року в компанії спробували безліч платформ та продуктів, розширили свої технічні горизонти та усвідомили, що віртуальний світ вже настільки просунутий та «реальний», що навіть страшно, що фізичне спілкування скоро взагалі може зникнути як таке, що не відповідає часу або ритму життя.   

В компанії почали активно використовувати електронний цифровий підпис (ЕЦП) та перейшли на електронний документообіг всередині групи ще до початку карантину, але тепер все частіше вдаються до ЕЦП і з зовнішніми контрагентами. Для членів наглядової ради, директорів, керівників процесів створили окремі групи в Телеграм, в які кожен день автоматично надсилаються необхідні звіти чи повідомлення. Всі питання в компанії щодо графіку відпусток, заробітної плати, погодження платежів тощо — здійснюються онлайн.

«Ми працюємо в режимі максимальної готовності до всього і докладаємо максимум зусиль, щоб друга хвиля оминула нас стороною. Починаючи з себе та свідомого ставлення до ситуації, ми приділяємо багато уваги не тільки до наявності санітайзерів, масок чи рукавичок у всіх робочих приміщеннях, але й піклуємось про фізичний та моральний стан команди», — зазначає Катерина Рибаченко.

Весною в компанії запустили онлайн-тренування, а щоп’ятниці проходять онлайн-лекції з мистецтва від однієї з найвідоміших мистецтвознавців — Вікторії Бурлаки. Крім того, в «Агро-Регіоні» впровадили таку посаду як COVID-офіцер — спеціально призначена людина, що координує дії, надає необхідну інформацію, відслідковує останні новини щодо епідемії в Україні та світі та підтримує всіх, хто потребує допомоги в цій ситуації. На думку Катерини Рибаченко, цей рік для агросектору досить непростий, і пандемія не стала тут найважливішим чинником.

«2020 рік увійде в історію як рік важких погодних умов для багатьох українських агрокомпаній та покаже, хто і як заздалегідь підготувався технологічно, фінансово та навіть морально до сьогоднішніх викликів, зокрема, пов'язаних не тільки із вірусом чи роботою у віддаленому режимі, але і з багатьма іншими складовими цієї кризової ситуації. За результатами 2020-го буде ясно, хто є хто», — вважає Катерина Рибаченко.

ІМК: Головний виклик — перебудувати шляхи комунікації

Всі офіси та невиробничі служби компанії ІМК з 13 березня по 1 червня працювали у віддаленому режимі. Головні зміни під час карантину стосувалися посилення безпеки та режиму праці. Виробничий персонал було переведено на бригадний тип роботи з мінімальною кількістю особистих контактів та забезпечено усіма необхідними засобами захисту.

«За цей період головним викликом було перебудувати шляхи комунікації та засоби інформування працівників. На мою думку, нам це вдалося на 100%! Слід зазначити, що ще кілька років тому адміністрування багатьох бізнес-процесів у ІМК було переведено в онлайн, введений електронний документообіг, і це зараз допомагає нам працювати, маючи доступ до інформації та документів з будь-якої точки світу. У нас змінився формат нарад, для цього використовуємо онлайн-платформу Zoom. Загальні наради проходять за звичайним графіком, натомість збільшилась кількість невеликих онлайн-нарад (до 10 осіб), оскільки багато питань вимагають колективного вирішення», — розповідає начальник адміністративного відділу ІМК Анастасія Сень.

Щоб постійно бути на зв’язку, в компанії співробітники користуються месенджерами Telegram і Viber. CRM-системи — Rocket.Chat. та власна розробка «Корпоративний Портал», де здійснюється електронний процес погодження усіх службових записок, відпусток, відряджень, оплат рахунків, розміщена база внутрішньої документації та база інформації про співробітників. Під час карантину нове, що з’явилося в роботі, — Zoom.

Група АГРОТРЕЙД: Під час карантину компанія відшкодувала витрати на IT-технології, в які інвестувала багато років

Після оголошення в країні карантину в Групі АГРОТРЕЙД лише 10% зі 130 працівників залишилися в офісі, щоб підтримувати офлайн-процеси. Після послаблення карантину в компанії дозволили співробітникам, які не зайняті у виробничих процесах, самостійно вибрати формат роботи: офісний або віддалений. Частина з них досі працює дистанційно, але це не знижує їхню ефективність.

«Ми багато років працювали, щоб автоматизувати процеси компанії, тому, коли довелося перейти в онлайн-режим, процедури були вже налагоджені та дозволяли керувати системою дистанційно. Якихось суттєвих змін у бізнес-процесах не відбулося. Деякі питання вирішувалися навіть швидше, ніж до карантину. Регулярність нарад не змінилася, але під час жорсткого карантину вони відбувалися онлайн, тепер — у змішаному форматі», — розповідає директорка з фінансової та операційної діяльності Групи АГРОТРЕЙД Олена Ворона.

За її словами, онлайн-конференції в компанії практикували задовго до початку карантину і мають для цього на всіх підприємствах облаштовані конференц-кімнати. Основна програма, в якій працюють, — це Skype для бізнесу. Також уже понад три роки компанія користується системою Cropio, що інтегрована з 1С, тому впроваджувати щось додатково не довелося.

Олена Ворона відзначає, що під час карантину компанія відшкодувала витрати на IT-технології, в які інвестувала багато років.

В АГРОТРЕЙД не розслабляються і говорять, що друга хвиля карантину вже не лякає, адже в компанії зрозуміли, що зможуть організувати ефективну роботу навіть дистанційно, проте все ж таки сподіваються, що її не буде.

HarvEast: Щодо другої хвилі готові діяти по ситуації

У HarvEast відзначають, що карантинний режим особливих змін не вніс в роботу компанії. Налаштовані ще до оголошення карантину digital-платформи дозволили практично безболісно змінити офісну роботу на віддалену або частково віддалену. Причому без втрати ефективності, адже весь колектив швидко адаптувався до запроваджених умов. Єдиний нюанс — менше стало живого спілкування в колективі, але на результати роботи це не вплинуло.

Не стали нововведенням для компанії й онлайн-наради, адже в HarvEast вже давно проводяться наради із застосуванням відео-зв'язку, зокрема, з регіональними активами.

«Зараз і в найближчому майбутньому дуже важливо, щоб співробітники компанії та члени їхніх сімей були здорові. Віддалений режим роботи, введений в HarvEast, істотно зменшує кількість контактів співробітників та їх переміщення, а значить, і ризик інфікуватися. Щодо другої хвилі та інших ризиків — ми готові діяти по ситуації», — відзначають у компанії.

Наталия Рекуненко, Людмила Лебедь, AgroPortal.ua