Технологии не в полях. Как аграриям сделать бизнес-процессы простыми

Цифровизация документооборота и закупок — один из таких важных шагов. Он поможет компании сэкономить не только до 15% финансовых ресурсов, но и существенно сократить время, которое сотрудники тратят на выполнение подобных задач. 

Как отмечает руководитель проекта коммерческих торгов площадки Zakupki.Prom.uа Наталия Ковалева, часть агрокомпаний уже диджитализировали свои закупки. Большинство из них проводит тендеры через собственную систему, приглашая в них проверенных поставщиков. Они заключают с ними так называемые «рамочные соглашения» и затем зовут поучаствовать в аукционе.

Эксперт отмечает, что работа через собственную систему не дает понимания ситуации на рынке и минимизирует шансы привлечь новых партнеров. В то время как открытая электронная площадка — эффективный инструмент для подобных запросов. Особенно если компании необходимы товары или услуги популярных категорий, таких как спецодежда, компьютерная и офисная техника, канцелярия.

«Здесь экономия доходит до 15% от первоначальной цены, а средняя конкуренция составляет 7-10 участников. Но главное, что электронные закупки через открытую площадку на 70% сокращают количество механической работы, которую выполняют сотрудники компании. Им больше не нужно тратить время на обзвон и приглашение поставщиков в тендеры, сбор предложений и сведение данных из предложений», — отмечает Наталия Ковалева.

По ее словам, даже если компания еще не уверена в необходимости проведения тендера, то можно проанализировать ситуацию на рынке, воспользовавшись процедурой запроса ценовых предложений.

«Даже при наличии собственной системы, в которой проводятся тендеры, есть смысл попробовать открытую электронную площадку. Это даст возможность оценить ситуацию на рынке, сравнить цены с теми, что предлагают проверенные поставщики, и затем уже принять решение о проведении полноценного тендера», — отмечает Наталия Ковалева.

Еще одним инструментом, который поможет сэкономить время и ресурсы, является электронный документооборот. По словам коммерческого директора онлайн-сервиса обмена документами «Вчасно» Константина Юрченко, в среднем согласование внутри компании непосредственно в сервисе для обмена документами, подписание и отправка контрагенту занимает несколько минут. Вторая сторона сразу же получает уведомление на электронную почту и подписывает договор. И важный момент — подделать электронную цифровую подпись нельзя, в отличие от физической.

«Экономия времени и быстрое закрытие сделки — важное преимущество электронных документов. Но не единственное. Еще один существенный плюс в том, что их просто невозможно потерять среди сотен папок и бумаг в архиве. А вот бумажные, пусть и не так часто, но теряются. И если партнёр окажется недобросовестным и нарушит условия, у вас не будет возможности подтвердить договоренности. Да и во время налоговой проверки у компании наверняка возникнут проблемы. Что касается электронных документов, то всё, что вы подписывали и отправляли контрагентам, сохраняется в кабинете сервиса, которым вы пользуетесь. При желании файлы можно дополнительно скачать и создать личный архив на компьютере. Риск потерять электронный документ — нулевой», — рассказывает Константин Юрченко.

Кроме того, отсутствие потребности печатать стопки договоров, счетов и актов, паковать их в конверты и отправлять по почте или курьером позволит сэкономить деньги. Возможно, это будет не такая огромная сумма по сравнению с оборотами компании. Но эта экономия вместе со скоростью подписания договора и возможностью убрать рутинные процессы позволяют сделать бизнес-процессы компании проще и эффективнее.

Наталия Ковалева, руководитель проекта коммерческих торгов площадки Zakupki.Prom.uа