Как организовывать крупнейшую аграрную выставку 17 лет подряд и остаться в живых

Как все начиналось

Каждая выставка, которую мы проводили, была уникальной и не похожей на предыдущую. Конечно, очень запомнилась первая, когда тебе всего 23 года, когда до этого ты вообще не работал в аграрном секторе и когда сразу такой уровень мероприятия.

В 2004 меня пригласили заниматься размещением участников выставки на улице. Мы с женой посоветовались и пошли работать над выставкой вместе. И все 17 лет мы организовываем выставки вместе. Такой себе семейный подряд.

В первой выставке было около 300 участников. И с каждым годом это количество все увеличивалось и увеличивалось.

Самые успешные и рекордные выставки были в 2008 и 2018 годах. Принимали участие где-то около 1800 компаний-участниц. Посетителей — под 90 тысяч. Это действительно масштаб.

Некий спад был в 2009 году, когда произошел мировой кризис. Небольшое падение также было в 2015 году. И, конечно, в 2020 году по всем нам известным причинам.

Закулисье организации выставки 

Организация выставки — это не за неделю и не за месяц до открытия. Если традиционно выставка начинается в начале июня и длиться 4 дня, то готовиться к новой выставке мы начинаем уже с 1 сентября. Получается, за 9 месяцев.

То есть: закончили выставку со всеми демонтажами к началу июля, июль–август — на передышку. В конце августа мы уже все собираемся на командный мозговой штурм и составляем план задач на новую выставку: что делаем новое, что совершенствуем, что меняем, что добавляем. С 1 сентября происходит первая рассылка, первая подача информации в СМИ.

Градус задач повышается к приближению открытия выставки. За неделю до начала, то есть с первого дня монтажа, все мы переходим в режим работы 24/7. Это в последние годы. Ну, а когда не было такого большого опыта, когда только начинали, то конечно треш и нон-стоп режим начинался намного раньше, где-то за месяц.

И да, традиционно, за неделю до выставки, время на сон уменьшается стремительно до пару часов в сутки. То есть, за 3-4 дня до выставки мы забываем, что такое сон.

«Магия» последнего дня до открытия выставки

Конечно, в последний день до открытия выставки происходит некая «магия». То есть, если вы зайдете за день до начала выставки в павильон (например, в первый центральный павильон), то на первый взгляд может показаться, что ничего не готово вообще.  И конечно, у многих может начаться паника, многие могут начинать нервничать и звонить. Но поверьте, к 7-8 часам утра следующего дня все идеально. Проверка от представителей министерства, проверка от министра чаще всего заканчивается словами «Супер».

Могу вспомнить 2019 год, когда от министерства курировала выставку замминистра Елена Ковалева. На том момент, она была на выставке уже 3 года подряд. Но на 4-й год нам опять удалось ее удивить. У нас тогда был 3Д-маппинг. Обычно у нас павильон такой яркий, горит весь в лайтбоксах. А в тот раз она заходит, а там — мрак. Но это все было сделано специально. Она заходила с Ольгой Трофимцевой. В павильоне полумрак. Нажимаем кнопку. И все начинает работать — включается проекция, начинается показ видео и такое себе «волшебство».

Ковид и выставки

Этот год по-прежнему остается, к сожалению, ковидным. И то, что хотелось бы сделать и удивить опять, не всегда можно реализовать по понятным причинам. Но тот факт, что выставка была и в 2020 году и будет в 2021 году, это действительно очень круто.

Вся выставка у нас проходит на оупенспейсе. То есть, все около 1000 участников выставляются на улице. Ну, а традиционные презентации от областей Украины будут проходить в специальном тентовом павильоне № 9А со всеми открытыми сторонами.

Официальная часть и деловые мероприятия, они также проходят на открытом воздухе в специальном эксклюзивном шатре-ракушке.

Безопасность посетителей для нас — это самое главное. Будут установлены санитайзеры, будут соблюдены все меры карантинных ограничений.

Но в любой случае, сейчас радует тот факт, что все-таки бизнес сейчас оживает, все восстанавливается и в этом году у нас участников значительно больше, чем в прошлом. Больше участников. Больше желающих. Больше единиц техники. Больше компаний. Больше застройки. Больше эксклюзивных стендов.

Секреты успеха выставки

Что нужно, чтобы организовать классную выставку? Мои Топ-3 совета следующие. Первое — желание, второе — хорошая команда, третье — опыт. Кстати, о команде. Со многими ребятами мы работаем с 2004 года, то есть 17 лет вместе. Мы действительно уже одна большая и дружная семья. Этот факт очень важен для успеха. Мы давно на одной волне и понимает друг друга с полуслова.

Я не специалист аграрного сектора, но как человек, который имеет непосредственное отношение к аграрным ивентам и к продажам сельхоз техники, оборудования и запчастей, то могу сказать, что аграрный сектор сейчас все-таки на подъеме. За аграрным сектором — будущее. И аграрные выставки действительно помогают строить это будущее гораздо эффективнее.

Александр Погребной, директор выставки AGRO-2021